Etica del Psicólogo Organizacional

Etica del Psicólogo Organizacional
 El compromiso organizacional es probablemente el mejor predictor de desempeño y contribución del capital humano, ya que es una respuesta global y considerada duradera que no implica la satisfacción de un puesto. Un empleado puede estar insatisfecho con un puesto determinado y considerarlo temporal y no sentirse insatisfecho con la organización como un todo. Pero cuando la insatisfacción se extiende a la organización, es muy probable que los individuos consideren la renuncia (Robbins, 1999).

lunes, 9 de mayo de 2011

PASOS PARA CREAR UNA PROPUESTA DE CONSULTORIA

 

Cuando se trabaja a cuenta propia como consultor, tenemos que enfrentarnos a cerrar una venta de servicios siendo en ocasiones algo desconcertante e intimidatorio, en especial para los que inician sus pininos, por lo que paso a explicar los aspectos fundamentales del cierre de una venta en un proceso de consultaría.

En este trabajo se presentarán diversas estrategias a tener en cuenta y su importancia en la mesa de negociaciones, a la hora de redactar la propuesta.

El propósito de las propuestas tiene dos vertientes:

Primero, provee al cliente la información necesaria para alcanzar una decisión;

Segundo, sirve de vehículo para promover los servicios (Keish & Keish, 1996).

La propuesta es la base para un buen contrato, documenta lo que se pretende hacer, el tiempo en que se proyecta hacer y la forma en que ambos, el cliente y el consultor, pretenden beneficiarse. Los costos por servicios se pueden establecer de diversas formas y ofreciéndole diferentes alternativas de pago al cliente. De modo que ustedes puedan vender su propuesta y satisfacer a la vez las necesidades del cliente.

Escribiendo la Propuesta de Servicios
Luego de que se ha llegado a un acuerdo en las entrevistas iniciales, entre el cliente y el consultor, sobre la naturaleza del trabajo solicitado por el cliente, normalmente éste último suele pedir una propuesta escrita al consultor. Cohen (1985) indica que hay cinco razones principales para crear una propuesta escrita, lograr un contrato e iniciar su trabajo como consultor:

  1. La propuesta escrita finaliza el acuerdo. Se convierte en el documento de venta donde se atan todos los cabos sueltos y se plantea claramente el trato.
  2. La propuesta indica lo que el consultor va a realizar. Esta es la oportunidad para plantear el servicio que el consultor va a prestar de manera precisa. Deben transmitir y demostrar que lo que usted propone será de valor único para la organización (Weiss, 2003).
  3. La propuesta indica el marco de referencia necesario para el tiempo en que se va a cumplir con el servicio. Tan importante como lo que el consultor va a hacer, es indicar en cuanto tiempo lo va a realizar. En la propuesta se deben describir de manera secuencial el objetivo en tiempo de ejecución para cada paso necesario para lograr el proyecto de servicio, así como el compromiso necesario por ambas partes, para lograr cumplir con el proyecto en el tiempo propuesto (Block, 1999).
  4. La propuesta escrita indica lo que el consultor va a recibir por sus servicios.
  5. La propuesta se convierte en la base del contrato.

Block (1999) subraya que las propuestas están diseñadas no tanto para crear obligaciones, sino más bien para aclarar la comunicación sobre lo que va a suceder en el proyecto. Las mismas deben incluir aclaraciones sobre los siguientes elementos:

  1. Sociedad operacional en la empresa. Esto quiere decir, tener influencia sobre lo que pasa, sobre eventos significativos descubiertos, mantener el respeto por la contribución que usted hace.
  2. Acceso a las personas y a la información de línea. Libertad de movimiento para perseguir resultados y data relevante al proyecto.
  3. Tiempo de las personas de línea de la organización. Es importante aclarar que uno de los mayores costos de cualquier proyecto de mejoramiento, es el tiempo de las personas de línea de la organización, necesario para planear y lograr los cambios buscados. En ocasiones antes de empezar una asignación propuesta, se le indica al consultor que “no ocupe mucho tiempo del personal de línea, por que ellos no quieren o no deben de ser interrumpidos” (p. 54). Estas es una advertencia de que el proyecto debe ser renegociado y que se deben aclarar las necesidades de ambas partes para el logro del proyecto.
  4. Oportunidad para ser innovador. Los consultores generalmente gustan de probar cosas diferentes. Sin embargo, se debe preguntar al cliente directamente por estas oportunidades, para luego no tener que estar justificando.
  5. La propuesta debe balancear claramente las necesidades, consideraciones y condiciones de las partes, para luego obtener un buen contrato sobre el que apoyarse y utilizar como punto de referencia cuando inicie el servicio del consultor.

El negocio de la consultaría es negociar necesidades. Todas las necesidades son válidas. Lo importante es que el consultor sea capaz en todo momento de poder preguntar con claridad a todas las partes involucradas sobre las expectativas, sobre las preocupaciones, sobre la necesidad de tiempo de las personas de línea para el proyecto, sobre los supuestos encubiertos que usted encuentre y sobre el control en el proyecto. Si usted como consultor puede discutir abiertamente todos estos puntos, entonces usted podrá lograr una buena propuesta de servicio y, quizás en lo adelante, un contrato.

Elementos de una Buena Propuesta Escrita

Cohen (1985) indica una serie de pautas acertadas que se deben seguir a la hora de redactar una propuesta. El autor sugiere que para escribir una buena propuesta utilice al redactar un estilo franco, claro y amistoso a la vez. Se deben anticipar las preguntas y preocupaciones del lector proveyendo contestaciones específicas a dichos cuestionamientos (Keish & Keish, 1996). Resista la tentación de incluir en la propuesta ideas que no fueron discutidas con el cliente durante las reuniones previas a la entrega de la misma; evite estas sorpresas a menos que pueda consultarlas previamente. Revise antes de entregar completamente el documento, recuerde que esta es su carta de presentación formal. Revise con su cliente, además, todos los puntos principales de la propuesta antes de entregar. Se debe mantener una estructura clara y con un orden lógico en el escrito.

Se pueden dar casos en que el cliente pida que la propuesta siga un modelo específico propuesto por ellos. Si ésta es la situación, siga las instrucciones de su cliente. A continuación vamos a explicar brevemente los pasos descritos por Cohen (1985):

  1. Apertura. En esta parte simplemente indique que usted escribe esa propuesta con el propósito de dar a conocer sobre el proyecto que se discute.
  2. Trasfondo de la situación. Describa el trasfondo de la situación por la cual se genera la decisión de consultoría. Plantee por escrito las asunciones de su cliente relevantes al caso; si las mismas son correctas dan al cliente la credibilidad en su buen juicio al analizar la situación. Si las asunciones son incorrectas, trate de convencer a su cliente de por qué plasma las cosas desde otra perspectiva antes de redactarlo por escrito. Recuerde, evite las sorpresas.
  3. Objetivos. Redacte los objetivos de manera precisa. Describa exactamente lo que su cliente va a recibir como resultado de su trabajo. Sea realista sobre las mejorías que se esperan si el proceso de consultoría es exitoso (Block, 1999).
  4. Métodos del estudio. En esta parte indique las alternativas metodológicas para lograr los objetivos del proyecto. Discuta las ventajas y desventajas de cada alternativa, así como los métodos propuestos a utilizar en cada una y por qué. Especificar todas las alternativas incluso aquellas que no se pretenden utilizar es de suma importancia, sobretodo cuando se compite por el proyecto. Si se es convincente en este punto, su propuesta puede ser la base para decidir sobre otras propuestas por su nivel de especificidad.
  5. Problemas potenciales. Todo proyecto tiene sus problemas potenciales que pudieran limitar o disminuir el logro de los resultados esperados. No omita o trate de hacer ver como menos importantes estos problemas. Documéntelos claramente, a la vez que indica cómo pretende manejarlos en caso de que surgieran. Ningún proyecto esta libre de problemas, usted genera mayor respeto por anticiparse a estos que por negarlos u omitirlos.
  6. Flujograma del proceso y calendario del producto. Éste demuestra cómo se van a ir logrando las tareas y en qué orden para mayor eficiencia en el manejo del proyecto. Éste, a su vez, demuestra que usted tiene dominio del proyecto, le establece metas al equipo de trabajo, a la vez que sirve como instrumento de evaluación y revisión de cómo se está avanzando en el proyecto. En el planteamiento del calendario, sea realista en el establecimiento de plazos.
  7. Descripción del producto terminado. Describa cómo será su reporte final; si tendrá gráficas, fotografías y tablas; el número de copias que proveerá y a quienes entregará estos resultados. Si va a entregar los mismos en una reunión con varias personas o si simplemente lo entregará a quien solicitó el servicio. Estas especificaciones le servirán para su propia organización, sobre cómo tiene que trabajar y el material que va a necesitar. Con relación a quienes recibirán el reporte final, es importante aclarar este punto con su cliente antes de plasmarlo en la propuesta. Incluya aquí la fecha de entrega del mismo.
  8. Información sobre costos y forma de pago. Indique cómo quiere que sea el pago, por ejemplo: 50% adelantado y 50% a la entrega. Si su cliente lo prefiere, no haga un precio global, divida su factura por renglones, por sub-entregas. Más adelante, en este trabajo se explicarán con detalle cómo redactar e incluir los costos en su propuesta.

Weiss (2003, 2004) subraya nueve pasos que deben ser contemplados para crear una buena propuesta:

  1. Valoración de la situación: éste es un resumen de las condiciones que enfrenta un prospecto cliente, que necesita ser mejorado como resultado de una relación de consultoría.
  2. Objetivos: estos deben seguir a la valoración de la situación, en orden, para moverse de lo general a lo específico. Los objetivos son los resultados del negocio, que deben ser alcanzados a través de nuestra intervención con el cliente. Se debe hacer una lista de los objetivos de forma clara y bien fundamentada.
  3. Medidas del éxito: éstas son indicadores del progreso que se esté cumpliendo con los objetivos. Dichas medidas pueden ser cuantitativas y cualitativas. Las mismas se deben asignar para cada objetivo como indicadores de progreso para evaluar el éxito.
  4. Expresión de valor: es una descripción del mejoramiento y del éxito que la organización podrá derivar como resultado del éxito del proyecto.
  5. Metodología y opciones: esta sección le provee al comprador un resumen de las formas en las que se va a estar trabajando. Las opciones son acercamientos alternativos para alcanzar los objetivos, proveen al cliente la habilidad de determinar cómo usar al consultor en vez de cuando usarlo. Se debe explicar que hay varias maneras de alcanzar los objetivos, que todas ellas funcionarán, pero que algunas opciones proveen más valor que otras.
  6. Tiempo: se debe indicar un estimado de cuando el proyecto debe comenzar y finalizar. Es importante negociar previamente estas fechas con el cliente.
  7. Responsabilidad conjunta: éstas son las responsabilidades del cliente y del consultor para asegurar que el proyecto se toma y se completa exitosamente. Las responsabilidades de cada parte deben ser específicas y claras.
  8. Términos y condiciones: esta parte es la referente a los costos, fechas de pago, reembolsos y otros asuntos relacionados a lo financiero.
  9. Aceptación: es la parte de la propuesta en la que el comprador firma, indicando que está de acuerdo con todos los detalles, términos y provisiones incluidas. La aceptación también puede ser oral, o en forma de pago, cuando se ha estipulado que un pago indicará la aceptación de los términos de la propuesta.

Keish y Keish (1996) indican que, dependiendo de la naturaleza del proyecto de consultoría, la propuesta debe contener, adicional a todos los elementos antes descritos, lo siguiente:

  1. Carta de trámite: sirve para presentar al consultor y para identificar la propuesta.
  2. Página del título: presenta el tema de la propuesta, proveyendo de información sobre la compañía y la información del consultor. Si la propuesta es federal, debe incluir la información que identifique el número RFP (i.e., request for proposals) al que pertenece.
  3. Tabla de contenido: le permite al lector ver el contenido en un vistazo general. Si la propuesta es corta, no será necesario hacer la tabla de contenido. Para una más larga, la tabla de contenido es esencial.
  4. Resumen de la propuesta: esta sección consiste en una o dos páginas describiendo lo que se intenta hacer. Debe ser corta y precisa, definiendo el proyecto de consultoría y su propósito general.
  5. Experiencias y calificaciones: en esta sección se deben delinear las calificaciones y experiencias que tiene el consultor. También se debe especificar si se incluirán socios o se subcontratarán a otros consultores.

Conclusiones
Basándonos en esta revisión de literatura, pudiéramos concluir que la estructura final de una propuesta de consultaría no es única, pues cada autor la describe de una manera distinta, a pesar de tener puntos en común. Lo más importante es que ustedes identifiquen claramente a sus clientes y sus necesidades.

A partir de ello, inicie la redacción de su propuesta de modo que satisfaga en el mejor grado posible estas necesidades y expectativas; considere como partes indispensables de su propuesta el plantear claramente el propósito, los objetivos, la metodología a utilizar para alcanzar los objetivos descritos, el tiempo, los costos y las condiciones necesarias para el éxito del proyecto, una medida que sirva de referencia a modo de evaluación, tanto para el cliente como para el consultor, del grado en que se está cumpliendo lo propuesto. Por último, las condiciones o instrucciones necesarias para aceptar y formalizar el acuerdo entre las partes.

Recuerde, toda propuesta escrita puede convertirse en un contrato de trabajo, con sólo agregar unas cuantas líneas, donde tanto el cliente como el consultor indique su consentimiento con los términos expuestos en la propuesta. Sin embargo, existen una serie de consideraciones que son importantes seguir para convertir una propuesta en un contrato de trabajo y evitar dolores de cabezas antes o después de iniciado el trabajo, por lo cual se le sugiere al consultor que haga que un abogado revise su propuesta, previo a ser entregada al cliente, en caso de que desee utilizar la misma como el contrato oficial de trabajo.

Si usted toma en consideración todas estas guías, estará creando propuestas con la estructura correcta y de seguro la misma se convertirá en una buena herramienta para vender sus servicios, que con la práctica ha de ir mejorando. Como indicaron Warrick y Donovan (1979), escribir buenas propuestas no es lo único, existen una serie de destrezas adicionales que todo consultor debe desarrollar para lograr alcanzar el éxito en el campo de la consultoría. Por ejemplo, el consultor debe tener destrezas para mercadear programas e ideas, diagnosticar la organización, sintetizar data, escribir informes, resolver problemas, edificar equipos de trabajos, resolución de conflictos, procesos de consultoría, destrezas de adiestramientos y desarrollo, habilidad para identificar y responder a necesidades reales de la organización; habilidad para adaptarse rápidamente a las situaciones de cambio, habilidad para establecer rápidamente confianza y compenetración con clientes y habilidad para obtener resultados que perduren. Si como practicantes logramos desarrollar todas estas destrezas, el éxito estará asegurado.

Referencias

Block, P. (1999). Flawless Consulting: A guide to getting your expertise used (2ed.). Estados Unidos: Jossey-Bass/Preiffer.
Cohen, W. (1985). How to make it big as a consultant. New York: Amacon.
Keish, G & Keish, P. (1996). How to Start and Run a Successful Consulting Business. Canada: John Wiley and Sons.
Warrick, D.D. & Donovan, T. (1979). Surveying Organization Development Skills. Training and Development Journal, 33(9), 22-25.
Weiss, A. (2003). Organizational consulting: how to be an effective internal change agent. New Jersey: John Wiley & Sons.
Weiss, A. (2004). Getting started in consulting. (2ed.) New Jersey: John Wiley & Sons.

18 comentarios:

Nereida dijo...

Gracias por la información. Dentro de las búsquedas que he hecho sobre este tema, su página los supera.
Tengo la oportunidad de ofrecer mis servicios como consultora pero no sé como hacer una propuesta formal y "segura", tomando en cuenta los aspectos legales.

Les agradezco mucho la información brindada la cual elijo como mi ejemplo.

Un saludo cordial,
Nereida Aponte
Puerto Rico

Nereida dijo...

Gracias por la información. Dentro de las búsquedas que he hecho sobre este tema, su página los supera.
Tengo la oportunidad de ofrecer mis servicios como consultora pero no sé como hacer una propuesta formal y "segura", tomando en cuenta los aspectos legales.

Les agradezco mucho la información brindada la cual elijo como mi ejemplo.

Un saludo cordial,
Nereida Aponte
Puerto Rico

Rubén Méndez R. dijo...

Gracias por tu comentario Nereida, Los que escribimos para un publico desconocido siempre esta el deseo de que lo publicado sirva a otros en el devenir de su vida privada o profesional.

Bendiciones.
Mgstr Rubén Méndez R.
Psicólogo Industrial

mauricio bobadilla dijo...

Estimados; estoy iniciando una empresa de consultores en ingenieria. Ayer me dedique a estudiar las buenas practicas para la elaboracion de una propuesta...francamente, este es el mejor articulo en tres horas de busqueda;como recomendacion incorporaria algunos ejemplos de referencia para una propuesta en atencion a empresa chica y grande, inclusive pueden ser inventados...como me gusto tanto, y se llego a un buen acuerdo enviare la mia para que sirva de ejemplo una vez analizada por uds. Mismos...e inclusive mejorada.

mauricio bobadilla dijo...

Muy buen articulo, el mejor luego de 3 hrs de estudio en la red. Sólo recomiendo agregar un par de ejemplos de propuestas...es más, si la mia es adjudicada la enviaré para publicar. Estoy iniciando un proceso comoconsultor en ingeniería, nunca está demás apoyarse en la experiencia profesional. Saludos.

mauricio bobadilla dijo...
Este blog ha sido eliminado por un administrador de blog.
Lylo dijo...

buenas noches esta información me ha parecido muy útil aunque necesito un poco mas de ayuda acabo de graduarme de ingeniería ambiental y en la empresa que realice la entrevista me pide hacer una propuesta de trabajo como consultora y la verdad ando un poco agobiada no se como empezar sobre todo en el momento de hacer el cronograma que debo tener en cuenta. muchas gracias

Lylo dijo...

buenas noches esta información me ha parecido muy útil aunque necesito un poco mas de ayuda acabo de graduarme de ingeniería ambiental y en la empresa que realice la entrevista me pide hacer una propuesta de trabajo como consultora y la verdad ando un poco agobiada no se como empezar sobre todo en el momento de hacer el cronograma que debo tener en cuenta. muchas gracias

Silvia Seminario dijo...

felicitaciones interesante articulo, quisierA, que nos indique que libros se puede leer para indagar mas en este tema, deje su correo para hacerle una pregunta por favor.

Silvia Seminario dijo...

recomiende doctor que libros debo adquirir para profundizar mas en este tema deje su email y envieme mas informacion por favor

Silvia Seminario dijo...

felicitaciones pero denos libros o autores para indagar mas en el tema y dejenos su email

Gricell Perez dijo...

Excelente, comparto que es el mejor artículo encontrado después de varias horas de búsqueda y lecturas que no me aportaron claridad.

Muchas Gracias.

Gricell Perez dijo...

Excelente! muchas gracias por la claridad y la utilidad. Habia leído en mi busqueda articulos y escritos que me dejaron con mas dudas, pero este documento es muy bueno, me encantó. Espero que sea útil a otros.

OSCAR MAURICIO MARIN MARIN dijo...

Ruben que buen articulo, gracias a las referencias que nos has dado en él.

Bianca Perez dijo...
Este blog ha sido eliminado por un administrador de blog.
Bianca Perez dijo...

Buenas tardes!!!! Todo lo que encontre aqui es muy interesante y completo. Solo que en mi caso soy Consejera Profesional, voy a ofrecer servicios en una iglesia y estos me piden una propuesta, ya ellos tenian un centro establecido pero permanecio cerrado por 3 a~os. En su ejemplo de propuesta hay muchas cosas que no me aplican, solo lo omito y ya, o tengo que urtilizar otro formato? No encuetro nada en internet.
Gracias!!!!

Rubén Méndez dijo...

Nereida:
Usa los elemwntos que se aplique y sumales aquellos que necesites.... asi cubriras todas las areas.

Rubén Méndez dijo...

Gracias a todos por sus comentarios... es importante que no se queden solo con lo que publiqué, hay mucho mas en el mercado. Mi recomendación para todos es la siguiente:

Usen solo lo que necesiten y añadan lo que no esta publicado según sea la necesidad o caso...de esa manea abarcaran todas las áreas.

saludos

Pages